Erfolgsgeschichte: Wie eine Kanzlei mit automatisierten Prozessen über 300 Stunden pro Monat spart

Viele Kanzleien stehen heute vor ähnlichen Herausforderungen: Administrative Aufgaben, ineffiziente Medienbrüche und manuelle Prozessschritte binden wertvolle Zeit, die für juristische Kernarbeit fehlt. Bevor diese Kanzlei ihre Kanzleiprozesse digitalisiert und automatisiert hat, wurden etwa beA-Nachrichten mehrfach manuell verarbeitet, Papierpost wanderte durch verschiedene Hände und unterschiedliche Tools griffen nicht ineinander, eine typische Situation vieler Kanzleien vor der Digitalisierung.

Die Kanzlei erkannte früh, dass eine rein personelle Skalierung bei steigenden Fallzahlen nicht nachhaltig ist, insbesondere dann, wenn bis zu tausend Akten pro Monat bearbeitet werden müssen. Manuelle Kanzleiprozesse wachsen nicht mit: Jeder zusätzliche Fall erhöht den Verwaltungsaufwand überproportional. Die Konsequenz war klar: Zentrale Prozesse mussten digitalisiert und standardisiert werden, um langfristig effizient und wirtschaftlich arbeiten zu können.

Manuelle Abläufe führen nicht nur zu hohem Zeitaufwand, sondern auch zu Fehleranfälligkeit und mangelnder Transparenz. Informationen liegen verteilt in E-Mails, Dokumenten, Excel-Listen und Fachanwendungen. Gerade bei hohen Fallzahlen wird deutlich: Ohne strukturierte Prozesse verlieren Kanzleien Kontrolle über Durchlaufzeiten, Auslastung und Wirtschaftlichkeit.

Nach der Einführung einer modernen, cloudbasierten Kanzleisoftware wurde iusta zur zentralen Plattform für alle relevanten Arbeitsprozesse. Die Arbeitsweise der Kanzlei veränderte sich grundlegend:

• Die klassische Struktur mit getrennten Dezernaten wurde durch zwei zentral koordinierte Einheiten ersetzt: ein juristisches Team und ein Operations-Team.
• Kanzleiprozesse wurden vereinheitlicht und standardisiert, sodass Anwältinnen und Anwälte sich auf juristisch hochwertige Aufgaben konzentrieren können.
• Das Operations-Team übernahm systemgestützt die operative Abwicklung wiederkehrender Tätigkeiten.

Ein zentraler Hebel war die konsequente Automatisierung von Kanzleiprozessen. Tätigkeiten, die zuvor viel Zeit gebunden haben, laufen heute vollständig systemgestützt ab, unter anderem:

• Aktenanlage
• Erste Schreiben an Gegner oder Versicherungen
• Erstellung von Vorschussrechnungen

Früher dauerte allein das Anlegen einer Akte mehrere Minuten. Bei hohen Aktenzahlen summierte sich das schnell zu hunderten Stunden pro Monat.

Durch die Automatisierung dieser Standardabläufe spart die Kanzlei heute über 300 Stunden pro Monat. Diese Zeit steht nun für juristische Beratung, Mandantenkommunikation und strategische Arbeit zur Verfügung. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote deutlich, da manuelle Übertragungen und doppelte Datenerfassung entfallen.

Auch im Personalbereich zeigt sich der Effekt der Digitalisierung deutlich. Wo früher proportional mehr Mitarbeitende notwendig gewesen wären, arbeitet das Operations-Team heute wesentlich effizienter. Die Kanzlei kann ihre Ressourcen besser planen, flexibel auf steigende Fallzahlen reagieren und bleibt als digitale Kanzlei auch für zukünftiges Wachstum handlungsfähig – ohne ständig neue Stellen schaffen zu müssen.

Vor der Digitalisierung war Reporting ein zeitintensives Excel-Projekt. Kennzahlen mussten manuell zusammengetragen und ausgewertet werden. Heute erstellt die Software automatisierte betriebswirtschaftliche Auswertungen zu Bearbeitungszeiten, Fallzahlen und weiteren relevanten Kennzahlen. Die Kanzlei verfügt jederzeit über belastbare Daten als Grundlage für operative und strategische Entscheidungen.

Interne Widerstände gegen Veränderungen sind keine Seltenheit. Die Erfahrung dieser Kanzlei zeigt: Erfolgreiche Digitalisierung braucht Commitment auf allen Ebenen. Eine klare Zielvorstellung, frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden und gezielte Schulungen erleichtern den Wandel erheblich, und sorgen dafür, dass digitale Prozesse nicht nur eingeführt, sondern auch gelebt werden.

Viele Kanzleien verlieren jeden Monat hunderte Stunden durch manuelle Verwaltungsarbeit. In einer kurzen Demo zeigen wir Ihnen, wie iusta Kanzleiprozesse digitalisiert, automatisiert und flexibel abbildet – angepasst an Ihre Kanzleistruktur, Ihr Fachgebiet und Ihre Wachstumsziele.